[size=18][size=18][size=18]
بسم الله الرحمن الرحيم
لاشك أن صناعة السياحة تساهم فى تنمية الموارد المالية للدولة وتعمل على إنعاش الأسواق التى تنمو وتتغذى على السياحة .
ويعتبر مجال السياحة من المجالات الحساسة جداً والتى ترتبط إرتباط وثيق بالحالة الأمنية للبلد التى تستقطب السياح ... ونظراً لأن السائح يأتى من بلاده لكى يستمتع بأجازته السنوية على الوجه الأمثل فيجب على من يفكر فى إقامة مشروع فندق سياحى أن يضع فى إعتباره أن هذا السائح بالنسبة له هو المحرك الأساسى لكل شيء ... ليس فقط لمجرد الحصول منه على أجر غرفة بل أكثر من ذلك بكثير ... فالسائح يحب أن يجد محلات متنوعة تقدم له الهدايا التذكارية والمواد اللازمة له كالكريمات المرطبة للبشرة والواقية من الشمس والملابس القطنية المصرية والمنتجات الفرعونية وغيرها من أنشطة تبلغ حوالى عشرة أنشطة مختلفة وهذة المحلات التى سيتعامل معها السائح سوف تعود على صاحب المشروع بالخير أيضاً من خلال القيمة الإيجارية المرتفعة .. فهنا حتى الآن إستفاد صاحب المشروع من شيئين إيجار الغرفة وتأجير المحلات ونضيف إلى ذلك ما يستهلكة السائح من مواد غذائية إضافة كالمياه المدنية والوجبات الكلاسيكية فى مطاعم الفندق خارج نطاق الهاف بورد والفول بورد .. بالإضافة إلى الرحلات الداخلية كالسفارى وغيرها
وبالطبع تستفيد الدولة من تواجد السائح من خلال إنفاق السائح فى كل تحركاته فتنتعش الأسواق وتزداد حصيلة الدولة من العملة الصعبة وتتفتح الكثير من فرص العمل أمام المواطن ...
و يمثل الدخل السياحي حوالي 25% من إجمالي النقد الأجنبي للدخل القومي نظراً لما تملكه مصر من المقومات التاريخية والثقافية التي تجعلها تحظي بمكانة متميزة علي خريطة السياحة الدولية سواء في مجال سياحة الآثار وسياحة الشواطئ والسياحة الترفيهية والعلاجية والدينية .
تعتبر صناعة السياحة من أهم الأنشطة الاقتصادية وأسرعها نمواً علي مستوي العالم، فهي تمثل ما يربو عن ثلث حجم تجارة الخدمات العالمية التي تعد عماد الاقتصاد الحديث في الألفية الجديدة وذلك بما توفره من مساهمات كبيرة في شتي المجالات ومناحي الحياة في عالمنا المعاصر، فضلاً عن أن السياحة العالمية قد توسعت بضعف معدل نمو الانتاج العالمي، وقد حققت صناعة السياحة في مصر معدلات نمو سنوية غير مسبوقة منذ عام 1993 وحتي عام 2000 بلغ متوسطها 12.50% وتمثل أكثر من ضعف معدل نمو إجمالي الناتج القومي .
ونحن هنا لن نتكلم عن دراسة جدوى لأن السياحة كلها مكاسب وكلها خير ولايخسر أحد من السياحة إلا فى حالة الركود السياحى الطويل وغالباً ما يكون مرتبط بالحالة الأمنية للبلد أو بسبب سوء التسويق للفندق ... لذا فهو مشروع ناجح ورابح بإذن الله وسوف يتمحور هذا الموضوع حول إدارة الفندق وتجهيزاته وأقسامة المختلفة وموارده المالية وتسويقة خارج البلاد والدورات المستندية المختلفة التى تنظم عمل المطاعم والكافيهات واللوندرى وغيرها من الأقسام الداخلية للفندق وكل ذلك فى حدود علمنا القليل وخبرتنا المحدودة وما شاهدناه ولمسناه فى كواليس الفنادق الكبرى
ونبدأ بالأقسام الرئيسية للفندق
أولاً : إدارة التسويق السياحى marketing
وهى الإدارة المسئولة ن تسويق الفندق خارجياً وذلك من خلال الآتى
1 - اللجوء إلى شركة متخصصة فى تسويق الفنادق
2 - إقامة مكتب تمثيل تجارى فى الخارج
3 - حضور المؤتمرات والمهرجانات السياحية فى الخارج
4 - التعاقد المباشر مع شركات خارجية لتسويق الفندق
وتعتمد إدارة التسويق فى المقام الأول على بروشورات الدعاية والنشرات التى توزع خارجياً وداخليا بصورة مباشرة أو ن طريق وسائل الإتصال الحديثة كالنت والفاكس وبها كل ما يتعلق بالخدمات السياحية التى تقدم للسائح
يعتمد على الاتصال المباشر بشركات السياحه الكبرى لشرح وترويج المنتجات السياحيه لفندق ما او مطعم ما او اى منشأه سياحيه.
وعادة يكون هناك packages او عروض خاصه يقوم قسم التسويق بشرحها للعملاء وكذلك يهتم التسويق باسعار مبيعات الجمله بالنسبه لغرف الفندق للمجموعات السياحيه. فنادق , مطاعم, مراكب, قرى سيايحيه, الخ.
ويقوم رجال التسويق باقامة المعارض والاشتراك فى المعارض السياحيه
لعرض منتجاتهم وتكون هذه المعارض من اهم طرق الجذب السياحى
والتعاقد مع شركات السياحه
ورجل التسويق السياحى بوجه عام لابد أن تتوافر فيه شروط أساسية
أ - التمكن من اللغة الأجنبية تحدثاً وكتابه
ب - القدرة على إستخدام وسائل التقنيات التكنولوجيه الحديثة المتعددة
ج - اللباقة والشياكة فى التعامل مع الشركات الأجنبية
د - الثقة فى جودة السلعة التى يروجها وتناسبها مع نوعية الزبون الأجنبى
ل - الصدق والمصداقية فى تنفيذ البرامج التى يطرحها الفندق بتوقيتاتها المحددة سلفاً
و - السعى الحثيث لدى إدارة الفندق لإبراز مدى مصداقية ما يروج له من نظافة المكان وتوافر الهدوء اللازم والعمل على راحة الجروبات السياحية والمساعدة فى حل أى مشكلة قد تطرء خلال إقامة السائح
ن - القدرة على إقامة شبكة من العلاقات العامة داخل وخارج مصر سواء مع الجهات الحكومية المعنية أو الشركات الأخرى المعاونة أو الشركات المنافسة فقد يأتى جروب كبير فى أحد الفنادق ويزيد بعض السياح عن الغرف الخالية فى السيزون ولابد من العمل على إيجاد فندق بديل مؤقت لحين خلو أسرة لذا لابد من وجود علاقات عامة جيدة لرجل التسويق السياحى مع الفنادق الأخرى
إذاً فنحن أمام طريقتين للتسويق السياحى
أن يسوق الفندق لنفسه عن طريق الشركة المالكة أو اللجوء لشركات متخصصة فى التسويق السياحى
أهم الصعوبات التى تواجه هذا المشروع
1 - تكمن أهم عقبة فى التسويق السياحى سواء المباشر أو عن طريق شركة متخصصة فى التسويق حين يتم التعاقد مع شركة فى الخارج ويتضح بعد فترة من التنفيذ والإلتزام منها بإنها فى حقيقة الأمر شركة للنصب أو شركة مخادعة حيث أن السائح يقوم بدفع نفقات سفره بالكامل هناك فى بلده لهذة الشركة وفجأة تختفى الشركة من الوجود أو تتوقف عن تحويل ماعليها من إستحقاقات للطرف الآخر بعد أن تكون قد قامت بتحصيل مبالغ كبيرة من السياح وحضر السياح بالفعل وعادوا إلى بلادهم وهنا يتم التفرقة بين تسويق الفندق عن طريق إدارته فيتحمل الفندق كامل الخسائر أو عن طريق شركة للتسويق فتتحملها شركة التسويق بالكامل وللفندق اللجوء إلى الجهات المختصة لإثبات حقه والحصول عليه من شركة التسويق وعلى شركة التسويق اللجوء إلى قضاء الشركة الأجنبية وحينها تظهر الألاعيب مثل تصوير بعض الحشرات والقوارض بالتعمد لإقناع المجكمة هناك أن الفندق لم يلتزم ببنود العقد ويتم الحكم لصالحهم وللأسف أن هذا الأمر يتكرر
2 - حدوث إلغاء للحجوزات بسبب أى ظروف طارئة وبخاصة التى تتعلق بالحالة الأمنية وهنا يكون الفندق قد أعد العدة لإستقبال الوفود السياحية وما يستتبعة من تجهيزات خاصة كحجز الغرف وتجهيز الوجبات وتأجير الأوتوبيسات وفى النهاية لايحضر الجروب ويتحقق للفندق خسائر قد تكون فادحة فى بعض الأحيان
3 - التغير المفاجيء بإرتفاع أسعار الخدمات الرئيسية كالطيران والإنتقالات الداخلية والسلع الأساسية التى يقدمها الفندق فى مطاعمه وبالتالى يكون ملتزم بالأسعار التى تم التعاقد عليها ولا حجة أمام السائح وبخاصة عندما يكون التعاقد شامل لكل هذه الخدمات
وما سبق يتضح لنا مدى الدور الهام والحيوى الذ يقوم به قسم التسويق السياحى بالفندق ومدى أهميتة الكبيرة سواء كان التسويق الذاتى أو التسويق عن طريق الغير
وضع إدارة التسويق فى الهيكل الوظيفى :
تختلف إدارة التسويق فى الشركة التى تمتلك مشروع واحد عن الشركة التى تمتلك عدة مشاريع سياحية ففى الأولى يوجد قسم للتسويق يتبع الشركة قد يتولاه مدير تسويق أو مسئول تسويق ... أما فى الحالة الثانية فلابد من تواجد إدارة متكاملة ضمن الإدارة العليا للشركة يرئسها مدير إدارة التسويق والأفضل أن يكون أحد أعضاء مجلس الإدارة وهذا ليس شرطاً بل هذا هو الأفضل وهذه الإدارة تكون مسئولة عن تسويق كافة مشروعات الشركة ويمثلها فى كل مشروع مسئول تسويق فندقى ومندوبى تسويق فندقى
العلاقات العامة فى المشروع :
فى هذا المشروع بالذات لاحاجة لقسم العلاقات العامة حيث أن من إختصاصات إدارة التسويق وضع تصميمات الدعاية والإعلان وإتخاذ كافة الإجراءات اللازمة لوضع الفندق على الخريطة السياحية فالعلاقات العامة جزء من منظومة التسويق الفندقى وهذا الأمر يتواجد أيضاً فى مشروع التسويق العقارى للمنتجعات العمرانية حيث أن دور العلاقات العامة من مهام إدارة التسويق ولاكن يوجد فى العديد من الفنادق الكبرى إدارة كاملة للعلاقات العامة
مرتبات إدارة التسويق
نظراً للدور الهام الذى تقوم به إدارة التسويق الفندقى فقد تكون الحوافز والبدلات أعلى من سائر الإدارات الأخرى وبخاصة عندما تكون هناك لائحة للعمل الإدارى تنظم دور إدارة التسويق من حيث تذاكر السفر ودرجة الإقامة فى الخارج والبوكيت مانى والإنتقالات الداخلية فى الخارج وبدل التمثيل الإدارى وبدل الملابس وبدل طبيعة العمل وغيرها من البدلات المختلفة .
يبقى أن نذكر ضرورة وجود بعض العناصر المعاونة مثل وسائل الإتصال الحديث من محمول وفاكس ونت وما يستجد من وسائل حديثة تساد رجل التسويق لى أداء مهمة لى أكمل وجه ممكن
الأن لدينا مبنى مجهز للتشغيل الفندقى ولدينا إدارة للتسويق أو شركة خارجية للتسويق ونأتى للقسم الهام جداً وهو إدارة المكاتب الأمامية أو الفرانت أوفيس
ثانياُ : المكاتب الأمامية - الإستقبال والحسابات
وهذا القسم هو واجهة الفندق فوجه موظف الإستقبال هو أول وجه يراه السائح فى بداية التامل م الفندق وبجواره الفرانت أوفيس كاشير وهو المحاسب وهو آخر وجه يراه السائح قبل مغادرة الفندق ووجودهما ماً يسمى بالمكاتب الأمامية ولاكن نظراً لأن هذا المحاسب يتبع الإدارة المالية فسوف نستبعده الآن ونكتفى بقسم الإستقبال وأجهزته المعاونة
نبذة تاريخية عن قسم الإستقبال :
كان قسم الإستقبال عبارة عن كاونتر كبير يشبه ترابيزة المهندسين مائل إلى الخارج قليلاً وكان يسمى راك وفى هذا الراك فتحات بعرض 3سم بعدد غرف الفندق ويوضع فى كل فتحة ورقة مستطيلة بلون يرمز إلى حالة الغرف ... فالورقة البيضاء تعنى وجود غرفة خالية جاهزة للسكن والورقة الحمراء تعنى وجود غرفة مشغولة والورقة الزرقاء تعنى أن الغرفة خارج نطاق الخدمة والورقة الصفراء تعنى أن الغرفة تشيك أوت ولم تجهز بعد لإستقبال الزبون وبنظرة واحدة على الراك تعرف كم غرفة خالية وكم غرفة مشغولة فى لمح البصر وكان يوجد فى خلف الكاونتر تابلوه كبير لرص المفاتيح حسب عدد الغرف .. يأتى الجروب فنستلم من التوليدر جوازات سفرهم ويتم تسجيلها فى الدفتر الخاص بالفندق وتذهب منه نسخة للأمن العام وفى خلال دقائق يكون البلمان يحملون شنط الجروب بالكامل فى سهولة ويسر
أما الأن ومنذ عام 1992 وبعد أن دخل نظام الكمبيوتر والبرامج الخاصة بقسم الإستقبال فقد تم التخلى عن الراك وأصبح كل شيء يدور فى فلك الكمبوتر
إدارة الإستقبال
يترأس قسم الإستقبال مدير به من الصفات الكثير نظراً لأن هذا القسم هو واجهة الفندق فيجب أن يكون ملماً ببرامج الكمبيوتر الخاصة بإدارته ولديه من اللغات ما يجعله يستطيع التعامل مع مختلف الجنسيات كما يجب أن يتصف بالباقة والشياكة والهدوء فمدير الإستقبال إذا كان عصبى فالتخلص منه سريعاً هو الحل الأمثل فالجيست لايتحمل المدير العصبى ولا يقبله وينفر منه .
ويعمل معه وتحت قيادته المباشرة ستة موظفين إستقبال من الجنسين بحيث يتم توزيعهم على ثلاثة ورادى بنظام الورادى بحيث يوجد دائماً خمسة بصفة أساسية وواحد فى أجازته الشهرية إذا كان الفندق فى محافظة بعيدة كالبحر الأحمر وسيناء .
ويعمل معه إثنان موظفين أوبريتور وفى وردية اليل يتم تحويل السنترال إلى قسم الإستقبال فى النيت شيفت
ويعمل أيضاً عدد من البيلمان وهم حاملوا الحقائب الذين يحملون حقائب السياح فور وصولهم وعقب مغادرتهم والأن أصبح البيلمان من حملة المؤهلات الليا ومعه لغة وأحياناً إثنان وهو الشخص الأعلى دخلاً فى القسم كله بدون أدنى شك وفى بعض الأحيان نجد المتقدم للوظيفة يطلب أن يكون بيلمان ويرفض العمل فى الإستقبال نظراً للدخل العالى جداً المتمثل فى البقشيش الذى يتركة التليدر فى مظروف ويوزع بمرفة مدير الإستقبال بالبنط أو البقشيش المباشر من الزبون عند غرفته .
بالطبع يكون لطاقم الإستقبال بالكامل زى رسمى موحد شديد التميز وللبيلمان زى أيضاً موحد ويتم صرفة من الفندق كعهدة مستهلكة .
ويوجد أيضاً فى قسم الإستقبال خزينة أمانات وفيها يتم وضع أمانات الزبائن وتسليمهم إيصال بذلك إذا كان مبلغ نقدى أو مجوهرات أو أى أشياء ثمينة وتكون تحت مسئولية مدير الإستقبال مباشرة وغالباً توض الخزينة فى غرفة خلف كاونتر الإستقبال .
ويوجد الدور مان وهو الرجل الذى يقف عند باب الفندق الرئيسى لفتحه وغلقة وهو رجل مبتسم دائماً فهو أول وجه يراه الجيست عند باب الفندق
الراتب فى قسم الإستقبال ليس بالراتب العالى وذلك نظراً لما يدخل للقسم من التيبس يضعه التوليدر فى مظروف أثناء مغادرته للفندق ويوزع بالبنط فى نهاية كل شهر داخل القسم فمثلاً للمدير ثلاثة بنط وللموظفين إثنين بنط وللبيلمان والأوبريتور بنط واحد والدور مان نصف بنط هذا بالإضافة إلى النسبة التى توزها الشركة على العاملين سنوياً وتبلغ حوالى 12 % من نسبة الأرباح .
إدارة الأغذية والمشروبات F&B
إن قسم الأغذية والمشروبات هو ثاني قسم تحقيقا للإرباح بعد قسم الغرف فهذا القسم يحقق 30.3% من الأرباح وهى كالتالي أغذية 23.1% ومشروبات 7,2% بينما قسم الغرف يحقق كليا 61.9% ومعظم الفنادق لديها أكثر من مخرجات للأغذية والمشروبات وأيضا قدرا عاليا من التنوع في تلك المخرجات تختلف باختلاف الفنادق وتشمل الأغذية السريعة والمطاعم والكوفي شوب والبارات والصالات والنوادي كما أن قسم الأغذية والمشروبات يدعم التشغيل ويساند أقسام أخرى مثل خدمة الغرف والحفلات والكاترن catering والبانكوت banquets والفنادق التي ذات استعدادات خاصة للمؤتمرات والاجتماعات يزداد من خلالها ايجاد فرص ربحية كثيرة من خلال قسم الأغذية والمشروبات وكذلك أنشطة الكاترن المختلفة مثل حفلات الزواج والاحتفالات المختلفة تمثل عائدا لقسم الأغذية والمشروبات.
أهمية إدارة الأغذية والمشروبات بالفندق :
أكثر من عشر أقسام علي الأقل تقوم بغرض تقديم أصناف مختلفة من المأكولات والمشروبات بالفندق ، لا يمكن بل ومن المستحيل أن تصل وتحقق هدف الربح والتسويق دون وجود إدارة متخصصة تقوم بالتخطيط والتنظيم لعمل هذه الأقسام. ومع تعدد الأقسام وزيادتها يتزايد عدد العمالة بها وبالتالي فإن أي فندق أيا كان درجته السياحية – يلاحظ أن عدد العاملين بإدارة الأغذية والمشروبات يمثلون أكثر من 50% من قوة العمالة بالفندق. إلا يستحق ذلك تواجد إدارة متخصصة لتنظيم وتدريب العمالة وتوزيعها وفق القدرات المهارية علي الأقسام المتنوعة.
من هنا كان لزاما علي الفنادق الكبيرة أن تنظم ضمن إدارتها إدارة خاصة بالأغذية والمشروبات ويختص بها مدير خاص للأغذية والمشروبات وما يؤهله لتحقيق الهدف المطلوب وهو :
* تحقيق أكبر إيراد حيث أن هذه الإدارة ليس لها حد أقصى للإيراد كما هو الحال في إدارة الإشراف الداخلي التي تحقق إيراد له حد أقصى مرتبط بعدد الغرف المتاحة للسكن بالفندق.
* تحقيق التسويق والانتشار بالعمل الجيد وذلك بتقديم نوعية مميزة من المأكولات والمشروبات مع الخدمة الممتازة. فمن الطبيعي ان تقديم الطبق الشهي بأسلوب مميز يحافظ علي تردد الضيوف للمطاعم وزيادتهم. ويجب علي الإدارة أن تهتم بما يلي:
- التدريب Training
التدريب الدوري للعاملين لرفع مستوى الآداء ليكن في مستوى ثابت ومميز .
- العمل بنظام استبدال العمالة Shifting:
توزيع العمالة علي الأقسام مع تغيير وردياتهم وأماكن عملهم داخل أقسام الإدارة حتى يكون كل منهم جاهز للعمل في أي قسم وأي وردية بما يحقق الخدمة اللائقة.
- قسم مراكز بيع جديدة New out lets:
تطوير واستحداث وأقسام مراكز بيع جديدة يحقق إيراداً لم يكن موجوداً من قبل
- تجديد قوائم الطعام Menus:
مرة كل عام علي الأقل – من الضروري تطوير أصناف المأكولات والمشروبات بالقوائم الخاصة بمراكز البيع وذلك بإلغاء الأصناف التي لا تطلب وإضافة أطباق جديدة مطلوبة وغير موجودة بالقائمة ، الإبقاء مع الأطباق المرغوبة مع تطويرها من حيث طريقة الإعداد والتقديم.
- تطوير أدوات المائدة Tableware:
فضيات المائدة والصيني والزجاجيات والمفروشات يلزم تغيرها كل موسم علي الأقل بشراء الأحدث والأفضل شكلا ونوعية لإرضاء ميول ورغبات الضيوف.
- العمل بنظام الجرد الشهري Monthly inventory:
يمكن ضمان توفر أدوات المائدة بالمطاعم المختلفة دون نقص أو عجز – لضمان توافرها لتحقيق الخدمة المميزة – يلزم العمل بنظام الجرد الشهري والمفاجئ للأدوات مع تحميل المسئول عن قيمة العجز منها واستكماله.
- إتباع نظام الحافز المكافأة للعمالة Good one:
اختيار عامل مثالي من العاملين بالأقسام – وليكن كل شهر مع مكافأته بالحافز المادي والأدبي ليكون ذلك دافع لرفع مستوى الخدمة والأداء المميز.
العلاقة بين إدارة الأغذية والمشروبات وإدارات الفندق:-
تعمل إدارة الأغذية والمشروبات بالتعاون والتنسيق مع إدارات الفندق المختلفة لتحقق مهامها في تأدية عملها لخدمة النزلاء والرواد وفن خطة ونظام يحقق ذلك المتابعة المستمرة من إدارة الفندق ممثله في المدير العام الذي يضع النظم الفندقية ويرعاها بالمتابعة في الاجتماعات الدورية أو الطارئة بين مديري الإدارات المختلفة بالفندق.
أولا: العلاقة بين إدارة الأغذية والمشروبات وإدارة المكاتب الأمامية:
- المتابعة بين إدارة الأغذية والمشروبات للوقوف علي الحجوزات المؤكدة ونسبة الأشغال اليومي لأعداد الوجبات اللازمة للمجموعات والأفراد حسب نوع الإقامة لكل منها:
( المكاتب الأمامية – الحجز – تأكيد الحجز – الأشغال – الإقامة – المجموعات – الأفراد – نظام الوجبات ).
- إبلاغ إدارة المكاتب الأمامية لإدارة الأغذية والمشروبات بالشخصيات الهامة المنتظر وصولها للإقامة لتقديم مشروب الترحاب عند الوصول وتجهيز الفاكهة ضيافة من الفندق في غرفة أو جناح الشخصية الهامة ومتابعة تقديم الخدمة المميزة وكذا نظام المحاسبة لطلبات المأكولات والمشروبات شخصية هامة جدا.
- المكاتبات الهامة من إدارة المكاتب الأمامية إلي إدارة الأغذية والمشروبات بخصوص نظام الوجبات للمجموعات بعد وصولها أثناء فترة الإقامة وكذلك الأفراد المقيمين بالغرف من غير المجموعات.
- اقتراحات وشكوى النزلاء والرواد التي يتلقاها قسم الإستقبال التابع لإدارة المكاتب الأمامية والخاصة بالمأكولات والمشروبات ترسل فوراً إلي مدير الأغذية والمشروبات لتلاقيها والنظر فيها شكوى واقتراح الضيوف.
- الحفلات والمؤتمرات المتفق عليها مع مدير الأغذية والمشروبات تبلغ بعد الاتفاق إلي إدارة المكاتب الأمامية لتسهيل وتنظيم دخول الأعضاء أو المدعوين من مدخل الفندق مسئولية المكاتب الأمامية.
ثانياً: العلاقة بين إدارة الأغذية والمشروبات وإدارة الإشراف الداخلي بالفندق:-
- قسم خدمة الغرف التابع للأغذية والمشروبات يقوم بتقديم المأكولات والمشروبات للنزلاء وفق طلبهم بالغرفة – وقسم الغرف التابع لإدارة الإشراف الداخلي يقوم بنظافة الغرفة للنزيل ، أي مسئولية العمل بالغرفة مسئولية مشتركة بين الأغذية المشروبات والإشراف الداخلي مع إختلاف طبيعة كل إدارة.
- قد يطلب نزيل الغرفة من وتير الروم سيرفيس عند تقديم طلبات النزيل بالغرفة قد يطلب منه إرسال مديرة الغرف أو عامل نظافة الغرف لطلب نظافة الغرفة أو إحضار بعض المستلزمات الخاصة بالغرفة أو للإبلاغ عن عطل مفاجئ ، ومن الطبيعي أن يحدث العكس ، فمن الضروري أن يكون التعاون قائم بإستمرار وبجدية مطلقة دون إهمال حفاظاً علي راحة النزيل بالفندق.
- نظافة المطعم ومراكز البيع المنتشرة بالفندق مسئولية إدارة الإشراف الداخلي بعد الوجبات يومياً وبعد الأفراح والحفلات وفي الإستراحة بالمؤتمرات لذلك يقدم مدير الأغذية والمشروبات بإرسال ما يفيد اتفاق الحفلات أو المؤتمرات ومواعيدها حتى يمكن بقسم الأماكن العامة الخارجية التابع للإشراف الداخلي القيام بأعمال النظافة في المواعيد المحددة.
- اختيار الوان الستائر بالمطاعم وكذا نوعية الموكيت والسجاد هي مسئولية مشتركة بين مديرة الإشراف الداخلي ومدير الأغذية والمشروبات.
- البياضات الموجودة بالمطاعم المختلفة من مفارش وفوط للسفرة والستان وخلافه يتول غسلها وكيها قسم المغسلة التابع لإدارة الإشراف الداخلي بنظام دقيق يضمن توافر البيضات اللازمة لحاجة المطاعم عند اللزوم لضمان الخدمة المميزة اللائقة بالمطاعم ، بالإضافة إلي أن قسم المغسلة هو المسئول عن نظافة وكي زي العاملين بالمطاعم المختلفة.
ثالثا: العلاقة بين إدارة الأغذية والمشروبات وإدارة الصيانة والهندسة
- في الأفراح والحفلات والمؤتمرات مسئولية الصيانة والهندسة في إعداد التوصيلات الكهربية ونظام الصوت وإعداد الكوشة والمنصة والسماعات وما إلي ذلك ، لذلك فهناك الإدارة أول من ترسل له صورة إخطار الحفل والمؤتمر وموعده المحدد.
- إصلاح الأعطال الطارئة بمعدات المطبخ والإستبوارد وكذلك أعطال الكهرباء وتنظيم الإضاءة بالمطاعم وأعمال الصيانة الدورية للأجهزة والمعدات وتجديد الموائد والمقاعد ، فهي مسئولية إدارة الصيانة والهندسة.
رابعاً: العلاقة بين إدارة الأغذية والمشروبات وإدارة شئون العاملين :-
- اختبار العمالة وإلحاقها مسئولية إدارة شئون العاملين ومدير الأغذية والمشروبات هو العضو الفني ورئيس لجنة اختبار العاملين بالوظائف الخاصة بإدارته.
- شئون العاملين الإدارة التي توفر الرعاية الصحية والتأمين الاجتماعي (المعاش) وتعد المرتبات وتقوم بتسليم زى الوظيفة للعاملين بالأقسام المختلفة التابعة لإدارة الأغذية والمشروبات.
- أجازات العاملين تقارير الكفاءة – الجزاءات – الترقيات مسئولية شئون العاملين لكل العمال بالفندق ومنهم عاملوا الأغذية والمشروبات الأكثر عدداً من الإدارات الأخرى.
خامساً: العلاقة بين الإدارة وإدارة الأغذية والمشروبات:-
- من العاملين داخل المطاعم الكاشير الذي يقوم بتحصيل قيمة فواتير الطعام والشراب للضيوف ، وهذا الكاشير يصل داخل المطاعم المختلفة بالفندق وهو تابع للإدارة المالية ويمثلها ومن الطبيعي أن يكون تحت إشراف وإدارة مدير المطعم فنياً.
- الفواتير الموقعة جاري علي حساب الغرفة من النزيل الجالس بالمطعم أو أي مركز بيع ترسل علي الفور إلي الخزينة الأمامية لتضاف علي فاتورة الغرفة للنزيل.
- المنصرف من الأدوات او الخامات من المخازن المختلفة بالفندق والتابعة للإدارة المالية وفق حاجة الأقسام بالأغذية والمشروبات.
- المرتبات والأجور يقوم بصرفها صراف العاملين التابع للإدارة المالية.
* يتبين مما سبق أن إدارة الأغذية والمشروبات تعمل بالفندق بتعاون وتنسيق بين الإدارات المختلفة بالفندق .. بل ولا يمكن لها أن تعمل وحدها دون تعامل باقي الإدارات ، كما هو الحال في باقي الإدارات التي تعمل بالتعاون مع الإدارات المختلفة لتحقيق الخدمة المميزة للرواد والنزلاء في ظل سياسة لإدارة الفندق تحقق ذلك.
سادساً: أنواع المطاعم ومراكز البيع بالفندق Restaurants Out Lets
المطعم الرئيسي Main Restaurant
الكوفي شوبCoffee shop
المطعم الأمريكي American Restaurant
خدمة الغرفRoom Service
البار
النادي الليلي Night Club
صالة الانتظار Lobby
صالة المشويات Grill Room
المشويات في الحديقة Barbecue
ركن الحلويات Cake Corner
المطعم الشرقي RestaurantOriental
مطعم الأسماك Fish Restaurant
حمام السباحة Swimming Pool
صالة الحفلات Banquette Room
صالة المؤتمرات Conference Room
قسم المبيعات للخارج Take Away
المطاعم المتخصصة ٍSpecialized Restaurant
المطعم الهندي Indienne Restaurant
المطعم الإيطالي Italienne Restaurant
الخيمة الشرقية Oriental Tent
المطعم الصيني China Restaurant
للمطعم الحديث مواصفات هامة:-
-أن لا يهمل الديكور اللازم ، الإضاءة الجيدة المناسبة والتهوية اللازمة ، تشغل مساحته معظم مساحة الفندق ، يتواجد باستمرار بالدور العلوي أو السفلي ، تعدد أبواب النزلاء والقائمين بالخدمة ، لا يهمل التكييف المركزي ، تعدد الموائد وتختلف أشكالها ( دائرية – مستطيلة – مربعة ) وتتوافر المقاعد المخصصة والأبواب المؤدية من وإلي المطبخ علي شكل مروحة ، تتوافر قواعد للخدمة صغير لتقطيع اللحوم وفتح الزجاجات عليها (جريدون) ، توافر تليفون (هاتف) ، توافر قوائم طعام اختيارية وقوائم مشروبات وتكون محتوياتها قيمة ، عمالة مدربة ملمة بقواعد الخدمة وأصول الإتيكيت وعلي خلق فندقي ، قيادة حكيمة لمدير مطعم وتفهم لأصول عمله ، مطبخ حديث وطهاة مهرة من أساسيات نجاح المطعم الحديث ، اهتمام مدير الأغذية والمشروبات بالإشراف المستمر علي مطعم الفندق لاستكمال أوجه النقص المختلفة من العمالة ومستلزمات العمل أكثر من ضرورية. ، لا تهمل الموسيقي الخفيفة بالمطعم ، مدير ناجح متفهم لأعمال المطاعم ومارس هذا الوظيفة الفنية يساعد علي حل المشاكل والمشاركة الإيجابية في الوصول بالمطعم إلي الكمال والمثالية.
الهيكل التنظيمى لإدارة الأغذية والمشروبات
يرئس الهيكل مدير الأغذية والمشروبات
الشيف العمومى ( مدير المطبخ )
شيف ساخن
شيف بارد
شيف حلوانى ومخبوزات
مساعدين للشيفات
إستيور
مترودوتيل ( مدير المطاعم )
كباتن
ويترات
بار مان
باص بوى
أمين مخازن المطبخ
مساعد أمين مخزن
عامل تحميل
محاسب كوست كنترول يتبع الإدارة المالية
وسوف نتكلم عن كل مسمى وظيفى على حدا لاحقاً أو فى بحث منفصل وتوجد قاعدة هامة هنا وهى أن دد الاملين لابد وأن يتناسب م حجم الفندق لذا سنضرب هنا مثال على سبيل المثال فقط بالنسبة لحجم العمالة
أولاً سنبدأ من المطبخ...
يرأس المطبخ شيف عمومى ... وهوالمسئول الأول عن تحضير وتجهيز الطعام سواء كان سخن أو بارد ( السخن هو الوجبات والبارد هو السلاطات بأنواعها ... وهو الذى يستلم الأوردر المطلوب تجهيزه ويصدرالأمر بتجهيزة فوراً ويجب أن يوقع على هذا الأوردر ... ثم يتم تسليم هذا الأوردربعد تنفيذه للحسابات فى آخر اليوم .... يساعد هذا الشيف العمومى
1 - مساعدين شيف وهم الذين يقومون بتجهيز الأوردر عندما يصل إليهم فى الحال تحت إشراف الشيف المباشر وهو رئيسهم فى العمل وهو الذى يوقع عليهم الجزاء .
2 - مساعدين شيف وهم الذين يقومون بإعداد الطعام وتجهيزة من مواد خام إلى طعام مطبوخ مثل تخريط الخضروات وسلق اللحوم وتقطيع السلطات وما إلى ذلك .
3 - عمال إستيور وهم الذين يقومون بغسيل الأطباق والحلل ومسح المطبخ ونظافته طبقاً لأوامر الشيف العمومى أوأحد مساعديه حسب ما يحدد الشيف .
أما المطاعم فيرئسها المترودوتيل وهو مدير المطعم و يوازى الشيف فى المهام والمسئوليات ويعمل تحت يده كابتن ...
مهام الكابتن : هو الشخص الذى يستقبل الزبون ويجلسه ويقدم له المنيو ويأخذ الطلبات على بونات مسلسلة وتسلم له بالعدد من الحسابات ... وإذا ما فقد بون واحد يخصم منه مبلغ لايقل عن 100 جنيه ... لماذا ؟؟ لأن البون = الطعام ... يعنى بالبلدى ممكن الكابتن يضرب ثمن بون لحسابه ... يعنى يملاء البون ويقدمه للمطبخ ... وبعد تقديم الطلب للزبون يحصل ثمن الطعام ... ويدعى بعد ذلك أنه فقد البون رقم كذا ... وهذا يحدث بالفعل ...ولاكن إذا علم من أولها بأن البون المفقود = مبلغ من المال فسوف يحافظ على البونات جوه عينيه ... وإذا ما كشط أو طلب الزبون طلب وتم إلغاء البون فيجب عليه تسليم البون الملغى إلى الحسابات ....
بعد أخذ الطلبات من الزبون ... يكلف شخص يعمل تحت يدة إسمه الويتر ... الويتر هو الذى يذهب إلى المطبخ لتسليم الشيف العمومى بون الأوردر ... ويتسلم الطلبات من المطبخ ويذهب بها ليضعها أمام الزبون فى حضور الكابتن ... مواصفات الويتر أو الكابتن أنت الذى تقوم بتحديدة سواء لغه أو كمبيوتر أو خبرة سابقة أو حسن المظهر وما إلى ذلك ... ويعمل مع الويتر الباص بوى
والباص بوى هو الشخص الذى يتسلم الأطباق والأكواب من الإستيور ( عمال المطبخ ) بعد غسيلهم ... ويقتصر دور الباص بوى على تلميع الأطباق والفناجين والأكواب بفوطة بيضاء وتسمع صوت النظافة من شدة التلميع .
ويتم الترقية من أسفل إلى أعلى ... يعنى الباص بوى بعد ذلك سيكون ويتر والويتر ترقيته يصبح كابتن وهكذا
لدينا الأن ثلاثة أقسام هامة
التسويق
الإستقبال
الأغذية والمشروبات
ونأتى لقسم من أهم الأقسام وهو الإشراف الداخلى
قسم الإشراف الداخلى Housekeeping :
هو القسم المسئول عن نظافة غرف النزلاء والمناطق العامة بالفندق كالبهو والتراسات والمطام وقاات الإحتفالات وكافة الأماكن الامة داخل الفندق وتوفير كافة الأمدادت من مفروشات الغرف ومواد النظافة بما يؤدى إلى إظهار جودة أداء الفندق ومستوى نظافته مما يؤثر بالسلب أو الإيجاب ععلى صورة الفندق فى عين النزيل
وترجع أهمية الإشراف الداخلى إلى أن عنصر النظافة هو العنصر الأول الذى يتمون منه الإنطباع الأول لدى النزيل فالنظافة تبرز كل مايسر الين
ولهذا القسم أدوار اخرى كمالجة المشكلات التى قد تحدث فجأة مثل
1 - أعطال التلفزيون والهاتف فهى التى تحرك قسم الصيانة للإصلاح الفورى
2 - أن يكون مستوى الغرفة أقل من المستوى المطلوب فتحل هذه المشكلة م قسم الإستقبال
3 - أن تكون الغرفة تحتاج إلى المزيد من النظافة أو تغيير المفروشات فتعمل على حل المشكلة فى الحال
ويرئس هذا القسم مدير الإشراف الداخلى ويجب أن تتواف أفضل الصفات كالنشاط وسرعة التصرف واللباقة واللغة ويعمل معه
1 - السوبر فايزر وهو الشخص المسؤل عن الدور بالكامل من حيث النظافة وترتيب الغرف وما إلى ذلك
2 - مساعدوا السوبر فايزر ويتم تقسيمهم ما بين الغرف والمطاعم والحمامات والأماكن المختلفة فى عموم الفندق
3 - عمال النظافة
4 - أمين مخزن
وتوجد علاقة وثيقة بين الإشراف الداخلى والإستقبال حيث يقوم مدير الإشراف الداخلى بتسليم هاوس كيبنج روبورت يومياً يحدد فيه عدد الغرف الخالية والمشغولة والتى نفذت تشيك أوت والغرف الأوت أوف أوردر ... ولابد أن يتطابق هذا التقرير من معلومات التشغيل الموجودة لدى قسم الإستقبال وإن لم تتطابق فلابد من وجود خلل فإما أن يكون الإستقبال قد أجر غرفة لحسابة الخاص أو فعلها مدير الإشراف الداخلى لذا لابد من التطابق بينهما
قسم المغسلة : اللوندرى
وهو القسم القائم على غسيل وكى كافة مفروشات الفندق وكافة ملابس النزيل وفى بعض الفنادق نجد أن قسم الإستقبال والإشراف الداخلى والمغسلة يتبعون إدارياً إدارة تسمى إدارة الغرف ... وفى بض الفنادق تستقل إدارة المكاتب الأمامية بمفردها وتنضم إدارة الإشراف الداخلى م اللوندرى تحت مسمى إدارة النشاط الداخلى ...
المهم هو الإرتباط الوثيق بين الإشراف الداخلى واللوندر
ويتولى اللوندرى مدير المغسلة ومعه مسادوة للغسل والكى
وتوجد مستندات خاصة باللوندرى عبارة ن منيو كربونيت مذكور به أنشطة اللوندرى وأسعار الغسيل والكى ويذكر فيه ما يتسلمه القسم من النزيل ويعطيه إيصال بذلك ...
الإدارة المالية
تعد إدارة الشؤون المالية من أهم الوظائف الرئيسة في المشروعات الاقتصادية إذ لا يمكن ممارسة النشاطات المختلفة في المشروع إنتاجاً أو تسويقاً من دون توافر الأموال اللازمة للإنفاق على هذه النشاطات. وتتركز الوظيفة المالية في المشروع حول إدارة الأموال التي تتمثل في الحصول على الأموال اللازمة للمشروع من جهة، ثم استخدام هذه الأموال لى أكمل وجه ممكن .
ونظراً إننى رجل إدارى ولست بمحاسب فسوف أحاول وضع أفضل ما قيل ن الإدارة المالية من حيث التوصيف ومن حيث المهام
الوصف الوظيفى ومهمات المدير المالى
فى السطور التالية سنجد توصيف لأهم مهام المدير المالى
والتى تجمع بين الجانبين العملى والنظرين .
أ- فيما يختص بالتوصية بإصدار القرارات الاتية :
1. قرار الاستثمار طويل الاجل ( الانفاق الاستثمارى). ويشمل ذلك:
أ . تقييم مقترحات الاستثمار.
ب. حساب تكلفة الفرصة البديلة .
ج- تقدير الأخطار المؤثرة على نشاط الشركة وأهميتها النسبية . ومن ذلك :
- كفاءة وكفاية العاملين بالشركة .
- حجم الأصول الثابتة والسيولة النقدية.
-الانتشار الجغرافى لآنشطة الشركة.
- قرارات حكومية .
- المنافسة بالسوق وتقلبات النشاط واتجاهات الصناعة .
- معدل العائد على الأستثمار فى النشاط .
- تقلبات أسعار مواد التشغيل الرئيسية وتأثير الموردين .
2. قرار التمويل طويل الاجل. ويشمل ذلك:
أ. دراسة أفضل هيكل تمويلي للشركة فى ضوء بيانات السوق المتاحة .
ب. تحليل مصادر التمويل المختلفة و أثر كل مصدر على طبيعة نشاط الشركة وربحيتها.
3. إدارة رأس المال العامل. ويشمل ذلك :
أ. رفع كفاءة إدارة النقدية و يرتبط ذلك بالكفاءة فى تحصيل المقبوضات و الاستفادة
القصوى من فرص التأخير المتاحة فى الدفع.
ب. تحليل الائتمان من حيث الشروط و مدته.
ج. تحليل الحجم الاقتصادى للمخزون بالاتفاق مع مدير المشتريات فيما يختص بتكاليف
الاموال المستثمرة فى المخزون وتكاليف الاحتفاظ بالمخزون.
ب- فيمايختص بمهام المدير المالى:
1 . المسئوليات بالنسبة للنظام المحاسبى .
أ. تفعيل العمل بمجموعة الدفاتروالسجلات والمستندات وخريطة الحسابات المكونة للنظام
المحاسبى واجراء مايلزم من تعديلات عليها بما يتماشى مع معايير المحاسبة المطبقة.
ب- المراجعة الدورية لمخرجات برنامج الحسابات الآلى المطبق والبرامج الأخرى المساعدة له والتأكد من صحة العمليات الحسابية والمحاسبية ( الترحيلات ) والاشراف على جدول الصيانة الدوري للبرامج الآلية.
ج- مراجعة مدى توفيرالبيانات والمعلومات بالجودة والتوقيت المناسبين بما يخدم أصحاب
المصالح بالشركة فى ضوء رؤية ورسالة الشركة .
د. مراجعة الدورة المستندية دوريا للتحقق من فعالية الرقابة الداخلية على ايرادات
ومصروفات وأصول والتزامات الشركة بالاضافة لوضع التعليمات التى تكفل تحقيق
نظام الرقابة الداخلية لمهامه .
و- اعداد دليل مكتوب لاجراءات العمل المحاسبى ( خريطة تدفق الأعمال والمستندات )
لارشاد العاملين بالادارة المالية بتفاصيل العمل المحاسبى .
2. المسئوليات بالنسبة للموازنات التخطيطية وتقييم الآداء :
أ. اعداد مشروع الموازنة التخطيطية للشركة ( الميزانية التقديرية ) عن عام قادم و ذلك
بالاستناد الى التقديرات الكمية والمالية المعدة عن طريق مختلف الادارات ( المشتريات
- المخازن – التشغيل – النقل والحركة – الصيانة – التوظيف .... الخ )
ب. متابعة تنفيذ الموازنة التقديرية لكشف الانحرافات فى التنفيذ ومسبباتها.
ج- المساهمة فى اعداد مقاييس تقييم الآداء وتطويرها بما يتناسب وتحقيق رؤية ورسالة
الشركة.
د- المساهمة فى وضع خطط التوظيف والموازنة المالية المرتبطة بها .
3. المسئوليات بالنسبة لتسعير المنتجات والخدمات:
أ- حساب سعر البيع المستهدف للمنتج أوالخدمة باستخدام بيانات التكلفة ونسبة العائد على
الاستثمار.
ب- التوصية بقرارات تسعير خاصة فى ظل معطيات وظروف السوق التنافسى
4. المسئوليات بالنسبة للحسابات و الرقابة المالية:
- إعداد التقارير المالية بما فيها القوائم المالية الختامية والفترية وفقا لمتطلبات المعايير المهنية المنظمة لهذا الشأن.
- إعداد أنماط (معايير) لتكاليف النشاط الجارى بما يحقق الاستخدام الامثل لموارد الشركة.
- إعداد قوائم التكاليف و قياس الانحرافات عن المعدلات المعيارية و معرفة الاسباب ودراستها وحل المؤثر فيها .
- اعداد بيانات تحليلية فى نهاية كل شهر بالموقف المالى للشركة من حيث تحليل تكاليف النشاط و قياس التكلفة والعائد لكل مركز تكلفة وربحية.
- افتراح التعليمات اللازمة لحفظ الوثائق و العقود و المستندات و تحديد المسئولين عنها.
- وضع نظام يكفل استمرار الرقابة على الدفاتر والمستندات والمطبوعات التى تستعمل فى إثبات قيمة الاموال و كذلك فى الرقابة على حفظها بعد استعمالها.
- رقابة النقدية بالخزينة و رقابة الصرف.
- متابعة تحصيل الديون المستحقة و التأكد من اتخاذ الاجراءات الكفيلة بحفظ حق الشركةتجاه الغير.
- متابعة الحصول على مصادقات العملاء والموردين بأرصدة حساباتهم الشهرية.
- تنظيم اجراءات الجرد المفاجىء لمطابقة سجلات المخزون بالرصيد الفعلى.
- متابعة تحقيق كفاية التأمين على اصول الشركة و أمناء العهد.
- الرد على تقارير المراجعة الداخلية المالية والتشغيلية ومناقشة سبل حل المشاكل .
5. المسئوليات بالنسبة للتدريب والتعليم المستمر.
أ- اعداد دورات تدريبية للمحاسبين الجدد للتعرف على النظام المحاسبى المطبق بالشركة وعلاقته بإدارات التشغيل المختلفة .
ب- المشاركة في صقل مهارات المحاسبين من خلال الدورات التدريبية المتقدمة في مجالات المحاسبة وتقييم الأداء.
ج- الاشتراك فى برامج التدريب وحضور المؤتمرات والحلقات الدراسية بالجامعات والجمعيات المهنية والاشتراك فى الجمعيات المهنية والدوريات المتخصصة فى مجالات : المحاسبة والمراجعة والتمويل والاستثمار .
معظم ماسبق لم يعد يقوم به المدير المالى المعين بالفندق بل أصبح الوضع الأن الإتفاق مع مكتب إستشارات مالية لتنفيذ معظم ما ذكرناه تحت إشراف ومتابعة المدير المالى للفندق .
وتوجد فنادق كثيرة الآن تلجأ إلى شركات الإستشارات المالية لكى تقوم هذة الشركة بعمل كل ما يتعلق بالإدارة المالية عن طريق إمداد الفندق أو القرية بكل ما يحتاج إليه من محاسبين وكاشيرات أى يعمل الموظف فى الفندق وتقبض شركة الإستشارات راتبه من الفندق ثم تدفع الراتب له بعد خصم نسبة معينة من راتبة لحسابها أى إن المحاسب يكون على قوة شركة الإستشارات وليس قوة الفندق وهذا ما يسمى تنمية الموارد البشرية والتدريب إذا تقوم شركة الإستشارات بإمداد العنصر البشرى المدرب على ممارسة عمله على أفضل وجه ممكن .
المدير المالى
محاسب تكاليف
محاسب أجور
رئيس الحسابات
محاسب إيرادات
محاسب مصروفات
محاسب خزينة
محاسب كوست كونترول
كاشيرات
مدير محلات
وفى هذا الهيكل المبسط للإدارة المالية يقوم المدير المالى بدوره الطبيعى وهو المذكور عاليه من تدبير الإحتياجات المالية ورسم الخطط طويلة الأجل ومتابعة كل كبيرة وصغيرة داخل إدارته المالية أما الحساب الختامى والميزانية السنوية وإعداد القوائم المالية فيمكن اللجوء إلى مكتب إستشارات مالية متخصص فى ذلك .
ويعمل مع المدير المالى محاسب للتكاليف ومحاسب للأجور والمرتبات سواء للفندق الواحد أو لمجموعة الفنادق التى تملكها الشركة ففى حالة إمتلاك الشركة لعدة فنادق أو قرى سياحية فيكون هناك محاسب واحد يكون دوره الوحيد هو أن يكون محاسب تكاليف لكل فنادق الشركة ومعه محاسب أجور لعمل أجور كل العاملين فى كل فنادق الشركة
رئيس حسابات ويعمل معه مجموعة من المحاسبين لرصد الإيرادات والمصروفات والخزينة بالإضافة إلى الكاشيرات المنتشرين فى كل مصدر للإيراد المباشر من مطاعم وكافيهات وغيرها من مصادر الإيراد المالى المختلفة للفندق بالإضافة إلى وجود محاسب متخصص فى إدارة محلات الفندق أو القرية لأن المحلات من المصادر الهامة جداً لتنمية الموارد المالية للفندق وتحتاج إلى محاسب متفرغ لها.
الشئون الإدارية وشئون العاملين والتدريب
وهى الإدارة التى تغير إسمها إلى إدارة تنمية الموارد البشرية والتدريب ولاكننى سأسميها بإسمها القديم لأننى أرى إن تنمية الموارد البشرية علم أكاديمى أكثر منه واقعى ولإننى لم أحظى بدراسة هذا العلم بل أكتب من واقع خبرة حقيقية
تختلف المهام الرئيسية المناطة بشئون العاملين والشئون الإدارية من مؤسسة لأخرى ويرجع ذلك لأسباب عدة من بينها حجم النشاط وطبيعة عمل الفندق والفكر السائد لدى الإدارة العليا وغيرها، فبعض الفنادق تفصل بين الوظائف التالية ( شئون الأفراد، الشئون الإدارية، التدريب ) ، حيث تجد في المؤسسات الصغيرة والمتوسطة الحجم تجمع فيما بينها تحت مسمى إدارة واحدة بينما في المؤسسات الكبيرة يتم تأسيس إدارة واحدة أو أكثر لكل وظيفة رئيسية بهدف التركيز في الأعمال المناطة بها وتقييم الأداء ، ويمكن القول أنه يتعين على كل فندق تقديم جميع الوظائف الرئيسية بما يتناسب م حجمه ، ويمكننا تلخيص مجمل الأعمال المناطة على النحو التالي:
وظائف شئون الموظفين
تحديد احتياجات الفندق من العاملين: تخطيط الاحتياجات من الموارد البشرية، وإعداد موازنة العمالة.
التعيين (التوظيف) ومزاولة العمل: إجراءات تعيين/ توظيف الموظفين الدائمين والمؤقتين والمتدربين ، والالتحاق بالعمل، ومزاولة العمل
صرف الرواتب والمستحقات: صرف الرواتب حسب الدرجات والرواتب والمزايا النقدية، المزايا العينية والبدلات، والمزايا الأخرى.
التقدم الوظيفي: تطوير وتقييم الأداء، الترقية وزيادة الرواتب والمكافآت، والنقل والانتداب والإعارة والتكليف بمهمة.
الأجازات: رصد أيام العمل ، الأجازات السنوية، الأجازات المرضية، والأجازات الطارئة والأخرى.
الواجبات الوظيفية والإجراءات التأديبية: الوصف الوظيفي والواجبات الوظيفية، شكاوى واقتراحات الموظفين، والإجراءات التأديبية.
انتهاء الخدمة: انتهاء الخدمة، والتسوية النهائية.
خدمات أخرى: إصدار الشهادات المختلفة للموظفين
وشئون العاملين من الأقسام الهامة التى تشرف على كل ما يتعلق بالعاملين وهو مصدر هام من مصادر الإنفاق النقدى للفندق لذا لابد من وضع مستندات قوية تحكم سير العمل به وتضمن عدم وجود خلل فى أرصدة أجازات العاملين بتطبيق مبدأ هام جداً وهو إننى كفندق قد إشتريت من العامل ثمانية ساعات يومية فإذا تغيب العامل ساعة فقد أخذ منى مالاً لايستحقة ... لذا لابد من الإحكام الجيد لهذا القسم سواء فى الحضور والإنصراف أو فى إحتساب الأجازات أوالجزاءات أوالتأخير وتفعيل لائحة الجزاءات على العامل المخالف فكما يأخذ العامل أجره يجب أن يعطينى وقته
يعمل فى هذا القسم رئيس شؤن العاملين ومعه مساعدين إداريين من ضمنهم محاسب أجور ومراقبين وقت ومسئول تأمينات إذا كانت شئون العاملين هم الذين سيعدون المرتبات
أما إذا كان المطلوب من شئون العاملين وقت فقط وكشف الحركة الشهرى وشيت الحضور والإنصراف وبدل الوقت الإضافى وورق الجزاءات على أن تقوم الحسابات بعمل الرواتب فيكفى مساعد إدارى واحد مع رئيس شؤن العاملين على أن يقوم أمن الفندق بمراقبة الوقت وهذا هو الصح من وجهة نظرى المحدودة وهو أفضل وأوفر نظام لشؤن العاملين بلا فذلكة أو وظائف وهمية .. الحسابات تأخذ منى وقت وتقوم هى بعمل المرتبات وهذا النظام تم تطبيقه بنجاح فى مشروعات كبرى برغم إعتراض الإدارة المالية ولاكن تم تطبيقة بنجاح كبير.
مستندات وأدوات شؤن العاملين
ساعة الوقت
كارت الحضور والإنصراف
ورقة الأجازات
ورقة الجزاءات
كشف الحركة الشهرى
شيت الحضور والإنصراف
كارت التعارف
كارت الأجازات المجمع
كارت الجزاءات المجمع
إذن إنصراف مبكر
إذن مأمورية
شانون دوسيهات
وظائف الشئون الإدارية
الخدمات المكتبية: الطباعة والتصوير والمطبوعات، الملفات
الاتصالات والنقل: البريد والمراسلين، الهاتف، الفاكس والبريد الإلكتروني، النقل، السفر.
خدمات المرافق: المكاتب والإسكان، التأمين على الممتلكات، الأمن والسلامة،
الرقابة على العهد الشخصية بحوزة الموظفين: تسليم واستلام العهد والجرد، وإخلاء الطرف.
خدمات المشتريات: متابعة عملية الشراء، والإشراف على استلام وتسليم المشتريات إلى الجهة المعنية فهى تقوم بدور مزعج داخل الدورة المستندية للمشتريات وحتى لايتم إغلاق الدورة المستندية على الإدارة المالية فقط
وظائف التدريب
تحديد الاحتياجات التدريبية للموظفين: تخطيط الاحتياجات التدريبية، وإدارة التدريب.
تقييم المتدربين: تقييم أداء المتدرب.
تقييم المدرب: تقييم أداء المدرّب.
تقييم البرنامج التدريبي: تقييم أداء البرنامج التدري
السبت مارس 19, 2011 2:20 pm